Besser organisiert mit To-do-Listen

bessere Organisation durch To-do-Listen

KerstinB:

Hast du auch ständig 1000 verschiedene Dinge im Kopf und die wichtigsten Sachen vergisst du doch wieder? Hast du immer irgendetwas zu erledigen und kommst mit dem Organisieren einfach nicht hinterher? Dann willkommen in meiner Welt, zumindest bevor ich damit angefangen habe, To-do-Listen zu schreiben. Ich weiß nicht, ob es daran liegt, dass ich älter werde und meine Denkfähigkeit schon nachlässt oder weil ich mittlerweile einfach mehr Dinge um die Ohren habe… auf jeden Fall bin ich vergesslicher als früher. Also habe ich nach einem Mittel gesucht, damit ich nicht mehr ganz so vergesslich bin und schließlich bin ich mit der To-do-Liste fündig geworden.

Eigentlich kennt jeder To-do-Listen und setzt sie vielleicht sogar unbewusst ein, denn selbst ein Einkaufszettel ist eine To-do-Liste. Weitere Beispiele sind z.B. eine Packliste, ein Putzplan, das Hausaufgabenheft etc.

Jedenfalls sind To-do-Listen nicht nur ein probates Mittel gegen die Vergesslichkeit, sondern sie sorgen zudem für ein besseres Zeitmanagement und folglich für mehr Produktivität.

Denn für viele ist die “Zeit” nun mal das größte Problem. Nicht dass wir zu viel davon hätten und nicht wüssten wohin damit, genau das Gegenteil ist meist der Fall. Woher sollen wir die Zeit für all die Dinge nehmen, die wir gerne tun möchten oder tun müssen? Genau hier ist eben ein verdammt gutes Zeitmanagement gefragt. Im Grunde genommen ist Zeitmanagement der falsche Begriff, denn wir können Zeit nicht managen. Die Sekunden, Minuten und Stunden vergehen, ob wir es wollen oder nicht. Aber wir sind dafür verantwortlich, was wir aus den Sekunden, Minuten und Stunden machen.

Ein Plus an Zeit durch mehr Ordnung

Hast du dich schon mal gefragt, wie viel mehr Zeit du pro Tag gerne hättest und was du mit dieser zusätzlichen Zeit anfangen würdest?

Also ich wäre schon dankbar für eine Stunde mehr am Tag, die ich für mich ganz persönlich nutzen würde, um beispielsweise zu lesen, zu joggen oder einfach nur chillen und dabei Musik hören … Dinge, die momentan einfach zu kurz kommen. Oder ich tue sie und kann dabei nicht richtig abschalten, weil alles Mögliche im Kopf herumschwirrt. Ich denke, durch diese “geschenkte” Zeit könnte man die Dinge intensivieren, die das Leben wirklich lebenswert machen. Aber vielleicht haben wir gar nicht zu wenig Zeit, sondern nutzen sie nur falsch, weil wir unsere Prioritäten falsch setzen? Deshalb lass uns mehr Ordnung in unser Alltagschaos bringen und dadurch neue Zeit gewinnen!

Was ist eine To-do-Liste und warum sie sich lohnt

Die To-do-Liste oder auch Checkliste ist das einfachste und am meisten verbreitete Zeitmanagement-Instrument. Dabei ist sie nichts anderes als eine simple Aneinanderreihung von Aufgaben. Somit hat man all seine To-dos im Blick und erledigte Aufgaben werden einfach abgehakt. Die Liste dient also gleichzeitig zur Erfolgskontrolle. Systematisch-analytisch geprägte Menschen lieben Listen. Auch ich mache mir immer öfter Listen bzw. trage meine To-dos mit einem fixen Termin gleich im Kalender für den entsprechenden Tag ein. Kreativ-chaotische Querdenker machen auch Listen, halten sich aber nicht daran.

To-do-Listen bzw. Checklisten sorgen dafür, dass nichts vergessen wird und sind außerdem ein durchaus wirksames Mittel gegen Aufschieberitis. Sie helfen bei der Organisation der Aufgaben und schaffen dadurch meist Zeitersparnis. Erstellt man sich eine To-do-Liste, bekommt man den Kopf frei und kann sich wieder auf andere Dinge konzentrieren. Die To-do-Liste ist quasi wie ein externer Arbeitsspeicher. Man hat alle Aufgaben übersichtlich notiert und kann so besser einschätzen, was in welchem Zeitraum erledigt werden kann.

Dabei sollte man unterscheiden zwischen

  • To-do-Listen, die nur Aufgaben für einen Tag beinhalten
  • Listen für eine ganze Woche
  • und Monatslisten für eine längerfristige Planung.

Mehr zum Thema “Planung” kannst du übrigens bei Warum Planung so wichtig ist nachlesen.

To-do-Listen sind nicht nur für den Berufsalltag gedacht, auch privat haben sie sich durchaus bewährt. Ich halte meine privaten und beruflichen Listen allerdings stets getrennt. Mir ist die Trennung zwischen Beruf und Privatleben nämlich wichtig.
Beispiel To-do-Liste

Falls jemand die Vorlage für meine To-do-Liste downloaden möchte: Vorlage To-do-Liste

Ob in Papierform, als Excel-Tabelle, App oder in Form von Post-its, To-do-Listen sind ein psychologisches Erfolgsmodell.

Listen, die man immer wieder verwendet, kann man – da wir ja im digitalen Zeitalter leben – auf dem PC, Tablet oder Smartphone abspeichern. Allerdings sollten diese technischen Hilfsmittel dann auch ständig griffbereit und bestenfalls “online” sein. Der Vorteil von digitalen Listen ist, dass sie mit wenig Aufwand korrigiert und ergänzt werden können. Ich bin da noch ein bisschen altmodisch und bleibe erst einmal bei Stift und Papier. Natürlich muss man dann aufpassen, dass es nicht in eine Zettelwirtschaft ausartet, bei der man komplett den Überblick verliert. Für die Perfektionisten und Organisationsfreaks unter euch, ihr könnt die Dinge dann auch noch in eine sinnvolle Reihenfolge bringen. Aber generell empfiehlt sich natürlich eine Priorisierung der Aufgaben.

Ein gewisses Angebot an Listenvorlagen bietet beispielsweise Microsoft Office. Aber eigentlich macht es doch viel mehr Spaß, sich eigene individuelle Listen zu erstellen. So kann man sie ganz nach den eigenen Bedürfnissen gestalten.

Wenn du aber doch eine App bevorzugst, dann vielleicht diese hier?
https://www.any.do (* Werbung unbezahlt und unbeauftragt *)

Ich habe sie allerdings nicht getestet, möglicherweise du? Dann erzähl doch mal etwas im Kommentar darüber!

Wenn du schon mit To-do-Listen gearbeitet hast, hast du sicherlich bemerkt wie erleichternd es sich anfühlt, Aufgaben abhaken zu können. Aber mach dir keine Illusionen, nahezu kein Tag wird genauso verlaufen, wie du ihn geplant hast. Also flexibel sein, die Aufgaben laufen schon nicht davon. 😉

8 Tipps, damit die To-do-Liste auch wirklich funktioniert

  1. Auswahl des richtigen Tools: Du entscheidest, ob du – genau wie ich – besser mit Stift und Papier zurechtkommst oder ob du bereits voll und ganz in der digitalen Welt lebst.
  2. Bereits am Abend für den nächsten Tag planen: Nur so hat man den Kopf für die Nacht frei und kann viel besser schlafen.
  3. Schlagwörter notieren: Das reicht meist aus, um sich die Aufgabe zurück ins Gedächtnis zu rufen und spart vor allem Zeit beim Erstellen der Liste.
  4. Aufgaben priorisieren: Es gibt einfach verdammt wichtige To-dos, an denen kein Weg vorbeiführt und es gibt natürlich auch Aufgaben, die eben nicht so wichtig sind.
  5. Mit unterschiedlichen Farben arbeiten: So kann man z.B. die Prioritäten besser kenntlich machen.
  6. Große Aufgaben in kleinere Teilaufgaben herunterbrechen: Das verbessert die Erfolgsaussichten, da man viele kleine Erfolgserlebnisse verbuchen kann.
  7. Deadline festlegen: Wir kennen uns alle nur zu gut, ohne Deadline wird die Aufgabe nie erledigt.
  8. Liste immer präsent haben: Sonst bringt die beste Liste nichts.

Weitere interessante Informationen zu To-do-Listen findest du bei

https://karrierebibel.de

https://www.lernen.net

Was To-do-Listen nicht tun sollten

Beim Arbeiten mit To-do-Listen darf eines nicht passieren, sie darf nicht nur dafür da sein, um aufzuzeigen, was man mal alles wieder nicht geschafft hat. In diesem Fall hat dich entweder deine eigene Liste überfordert oder deine Disziplin versagt. Wenn du ehrlich zu dir bist, wird es eher die mangelnde Disziplin gewesen sein. Verbringt man allerdings mehr Zeit damit, To-do-Listen anzulegen oder zu pflegen, als die Dinge auf den Listen zu erledigen… dann läuft eindeutig was falsch! Deshalb, weniger ist oft mehr. Schreib lieber wenige Punkte auf deine To-do-Liste und vor allem die unangenehmsten zuerst. Einfach mal ausprobieren, ob das funktioniert und dir wirklich hilft und bitte nicht in Perfektionismus verfallen. Die Liste soll dir helfen, dem Stress zu entkommen und nicht zusätzlich stressen.

Erst heute habe ich übrigens gelernt, dass es nicht nur To-do-Listen gibt sondern auch Done-Listen. Was es mit der sogenannten Done-Liste auf sich hat, solltet ihr mal bei Romy nachlesen:

https://lifestyleoderso.com

Ich fand den Artikel jedenfalls richtig interessant, auch wenn ich mir im Moment nicht vorstellen kann, dass eine Done-Liste für mich eine echte Alternative zur To-do-Liste darstellt.

Welche Rolle spielen To-do-Listen bei dir? Geht es gar nicht mehr ohne oder denkst du eher “wozu der ganze Aufwand, ich habe alles im Kopf”?

lustige Sprüche To-do

Das könnte dich auch interessieren …

3 Antworten

  1. 20. Juni 2020

    […] To-do-Liste erstellen, um einen Überblick über euer Chaos zu gewinnen. Möglicherweise können einige der […]

  2. 8. August 2020

    […] der heutigen schnelllebigen Zeit nahezu alle haben: zu wenig Zeit! Manchmal hilft selbst die beste To-do-Liste nicht aus diesem Schlamassel. Solche Listen sind i.d.R. zwar super und aus meiner Sicht wirklich […]

  3. 12. September 2020

    […] verloren! Wenn du mehr zum Thema To-do-Liste erfahren willst, kann ich dir meinen Beitrag Besser organisiert mit To-do-Listen wärmstens empfehlen 😊. Aber ganz im Ernst, To-do-Listen sind goldwert. Sie entlasten nicht nur […]

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

%d Bloggern gefällt das: